Gestão do Tempo para Gestores: 5 Hábitos para Recuperar o Controlo da Semana
Por Miraldina Ribeira · · 6 min de leitura
Quando passa a gerir uma equipa, o seu tempo deixa de ser só seu. Reuniões, pedidos e urgências dos outros ocupam o dia, e o trabalho que só o gestor pode fazer fica para a noite. Estes cinco hábitos ajudam a recuperar o controlo da semana.
Porque é que gerir pessoas muda tudo
Como técnico, o seu resultado dependia do que fazia. Como gestor, depende do que a equipa faz. Quem continua a organizar o tempo como antes acaba a fazer dois trabalhos: o seu antigo e o novo.
Gerir bem o tempo, nesta fase, não é fazer mais coisas por dia. É escolher as poucas coisas que só o gestor pode fazer e garantir que essas acontecem.
1. Planeie a semana antes de ela começar
Reserve meia hora, à sexta-feira ou ao domingo, para decidir quais são as três prioridades da semana seguinte e marcá-las na agenda. O que não tem hora marcada é empurrado pelo que é urgente.
Deixe espaço livre todos os dias. Uma agenda cheia a 100% não aguenta o primeiro imprevisto.
2. Separe o urgente do importante
Quase tudo o que chega parece urgente. Antes de agir, faça duas perguntas: isto é importante para os objetivos da equipa? Tem de ser feito agora?
- Importante e urgente: trate hoje
- Importante e não urgente: marque na agenda (é aqui que está o trabalho que faz a diferença)
- Urgente e pouco importante: delegue
- Nem urgente nem importante: elimine
3. Delegue resultados, não tarefas
"Faço mais depressa sozinho" é verdade hoje e é o que o mantém sobrecarregado amanhã. Delegar bem é explicar o resultado esperado, o prazo e os limites, e deixar a pessoa decidir como lá chegar.
Combine pontos de acompanhamento em vez de controlar cada passo. A equipa cresce e ganha tempo para o que só o gestor pode fazer.
4. Proteja blocos de foco
Trabalho que exige pensar, como planear, analisar ou preparar uma decisão, não se faz em intervalos de dez minutos entre reuniões. Marque na agenda blocos de uma a duas horas, de preferência na altura do dia em que tem mais energia.
Durante esses blocos, feche o e-mail e silencie as notificações. Diga à equipa quando volta a estar disponível.
5. Ponha regras nas reuniões e nas interrupções
As reuniões são o maior consumidor de tempo de quem gere. Algumas regras simples reduzem-nas bastante:
- Não aceitar reuniões sem objetivo e sem ordem de trabalhos
- Preferir reuniões curtas e terminar com decisões e responsáveis
- Perguntar se o assunto se resolve por mensagem
- Definir horas fixas para a equipa esclarecer dúvidas, em vez de interrupções ao longo do dia
Comece por um hábito
Tentar mudar tudo de uma vez não dura. Escolha um destes hábitos, aplique-o durante duas semanas e só depois acrescente outro. O planeamento semanal é, normalmente, o que dá resultados mais depressa.
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